PROJE UYGULAMA ve YÖNETİMİ

Iotagraf Yazılım olarak, tüm projelerimizde, Proje Yönetim Süreçlerimizin ana yol haritası, taslak olarak size sunulur ve Zaman, Maliyet, Kapsam ve Nitelik analizleri yapılarak, proje planlanır, başlatılır, uygulanır, izlenir ve kontrol edilerek kapatılır.
İşletmenizin, içinde bulunduğu sektörün ve kendi iş yapma kültürünüzün getirdiği şartlar nedeniyle proje yönetim süreçleri farklılık gösterebilir. Planlama aşamasında tanımlanan süreçler taslağı belirler, bu süreçlerin firmanıza uygun olarak revize edilir, kurgulanır ve firmanıza uyarlanır.
Bazen, aynı sektörde olan firmalar bile proje yönetim süreçlerinde farklılıklar gösterebilir. Bir firmada başarıyla uygulanan proje yönetim sistemi diğer bir firmada aynı başarıyla uygulanamayabilir. Bu nedenle proje yönetim süreçlerinin firmanıza ve özgün firma kültürünüze uygun proje yönetim sistemlerinin tasarlanması stratejik değer kazanmaktadır. Proje yönetim süreçlerinin önemli bir özelliği sürekli devinim halinde birbirlerinden etkilenerek gelişmeleridir. Projeyi başlatmak, planlamak, uygulamak, tamamlamak ve kontrol etmek süreçleri birbirleriyle etkileşerek değişirler. Bu değişim süreklidir ve proje tamamlanıncaya kadar devam eder.
Proje Yönetim Süreçlerimizde, dokuz önemli fonksiyon bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar projelerin başarıya ulaşması için gereken spesifik bilgiyi temin ederken, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının analiz edilmesine yardımcı olur.
1- Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje entegrasyon yönetimi, proje yönetiminin iskeletini oluşturur ve diğer fonksiyonlar proje entegrasyon yönetiminden etkilenir. Entegrasyon yönetimi, projenin genel anlamda başarıya ulaşabilmesi için anahtar bilgi alanı olarak kabul edilmektedir.
Proje entegrasyon yönetimi, proje hayat döngüsü boyunca diğer proje yönetimi bilgi alanları arasındaki koordinasyonu sağlar. Diğer bir deyişle proje entegrasyon yönetimi, projenin başarılı bir biçimde tamamlanabilmesi için projenin bütün unsurlarının doğru zamanda bir araya gelmesini sağlamaktadır.
2- Proje Kapsam Yönetimi:
Proje kapsam yönetimi projenin başarılı bir biçimde tamamlanması için gerekli bütün iş süreçlerinin tanımlanmasıdır. Proje yönetimi açısından verilecek en zor kararlardan bir tanesi kapsamı belirlemektir. Proje yönetiminde kapsam sözcüğü iki farklı kavramı temsil eder, ürün kapsamı ve proje kapsamı. Ürün kapsamı ürünün özelliklerini ve hangi fonksiyonları içermesi gerektiğini tanımlarken; proje kapsam yönetimi, projeye nelerin dahil olup olmayacağının belirlenmesi ve kontrol edilmesidir.
Proje ekibi ile üst yönetimin (yada müşteri/sponsorun) ortaya konacak ürün hakkında aynı görüşte uzlaşmaları neticesinde proje kapsamı tanımlanmış olur.
3- Proje Zaman Yönetimi:
Proje zaman yönetimi, projenin tamamlanması için aktivitelerin ve geçecek sürenin belirlenmesini, uygulanabilir bir takvimin oluşturulmasını içerir. Ana proses proje takviminin oluşturulmasıdır ve bu takvim projeyi izlemek, proje aktivitelerini kontrol etmek için bir temel oluşturur.
Doğru geliştirilebilen proje süresi tahminleri, projenin başarısızlık riskini azaltmaktadır. Öncelikle doğru tanımlanmış bir proje tanımlama dökümanın yaratılması, daha sonra bu dökümanda tanımlanan hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken aktivitelerin iş ayrışım yapısına göre disipline edilmesi ve bu aktiveteler üzerinde süre ve maliyet tahminlerinin geliştirilmesi gerekmektedir. Proje takvimi proje yönetiminde büyük önem taşımaktadır. Hatta zaman, proje yönetimi değişkenlerinden en az esnekliğe sahip olanıdır.
4- Proje Maliyet Yönetimi:
Proje maliyet yönetimi, proje bütçesinin oluşturulması ve yönetilmesinden oluşur. Projenin onaylanan bütçe ile bitirilmesini sağlayan faaliyetlerin tümüdür.
Projenin maliyet yönetiminden sadece oluşan giderlerin raporlanması ve kayıt altına alınması anlaşılmamalıdır. Proje maliyet yönetimi, iyi düşünülmüş, iyi tasarlanmış, zaman-maliyet ilişkisini göz önünde bulundurarak projenin kararlaştırılan tarihte bitmesini hedefleyen işlerin bütünü olarak düşünülmelidir.
Bu süreçte proje aktivitelerinin gerçekleştirilebilmesi için hangi kaynakların, donanımların hangi adet veya miktarda kullanılacağı belirlenir, kaynak maliyetleri tahmin edilir ve oluşturulan bütçenin gerçekleşen değerlerle kontrolu yapılır.
5- Proje Kalite Yönetimi:
Proje kalite yönetimi başlangıçta hedeflenen sonuçların proje tamamlandığında standartlara en uygun şekilde alınabilmesini temel alan yönetimdir. Projenin öngörülen istek ve beklentileri karşılamasını sağlar.
Kalite deyimi, proje yönetiminde, kapsam, zaman ve maliyet kısıtları ile eşdeğerde tutulmalı ve bu üç kısıtı çevreleyen bir çember olarak göz önüne alınmalıdır.
6- Proje İnsan Kaynakları Yönetimi:
Proje insan kaynakları yönetimi proje ile ilişkili kişilerin seçimi, yönetimi ve koordinasyonu ile ilgilenir. Proje ekibinde çalışanlardan en etkin şekilde yararlanılması, proje üyeleri arasında akıcı bir organizasyon ve işbirliğinin planlanması, üyeler arasında takım ve çalışma ruhu yükseltilerek bilgi paylaşımının sağlanacağı bir eleman istihdamının yapılabilmesi ve başarılı bir proje ekibi kurulabilmesi yönetimidir.
7- Proje İletişim Yönetimi:
Proje iletişim yönetimi proje için gerekli bilginin oluşturulması, biriktirilmesi, paylaştırılması ve saklanmasını içerir.
Proje yöneticilerinin en önemli görevlerinden bir tanesi de projeye taraf olan tüm katılımcıları iletişim ağının içinde tutmaktır. Günümüzde teknolojik gelişmeler iletişimin hızlanmasını sağladığından, projedeki tüm gelişmeler anlık olarak, tüm katılımcılara iletilebilmektedir. Önemli olan, proje süreçlerinde yer alan kişilerin yapmakla yükümlü oldukları işlerde ihtiyaç duyacakları bilgilerin neler olduğunun belirlenmesidir.
8- Proje Risk Yönetimi:
Proje risk yönetimi bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecidir. Projenin başarıya ulaştırılması için ilgili risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve yanıtlanması gereklidir.
Yapılan işin karmaşıklığı ve geleceğin neler getireceğinin belirsizliği bir projenin başarı ile sona erdirilmesini engelleyen faktörlerin başında gelmektedir. Karmaşıklık, yenilik ve belirsizlik, riski de beraberinde getirmektedir.
Proje yönetimi kapsamında risk, proje riski olarak adlandırılır ve proje riski ile projenin başarılı bir biçimde sona erdirilmesini engelleyen problemler belirtilmektedir. Proje hayat döngüsü boyunca risklerin tanımlanması ve elimine edilmeye çalışılması kapsam, zaman ve maliyet kısıtlarının gerçekleştirilmesine yardımcı olmaktadır. Bir çok durumda risk yönetimi proje için bir sigorta görevini görmektedir. Risk yönetimi proje içerisindeki pozitif olayların sonuçlarını maksimize ederken, karşıt durumların ortaya çıkışını minimum düzeyde tutmaya çalışmaktadır.
9- Proje Tedarik Yönetimi:
Proje tedarik yönetimi projenin ihtiyaç duyduğu ve organizasyon içerisinden temin edilemeyen mal veya hizmet gibi kaynakların elde edilmesi sürecidir. Diğer bir tanımlama ile projenin ihtiyaç duyduğu organizasyon dışı kaynakların temin edilmesini yönetir. Hangi kaynakların ne zaman temin edileceğinin planlandığı süreçtir. Tedarik planlama sürecinin en önemli adımı satın alma veya organizasyon içerisinden temin kararının verilmesidir. Projenin gereksinim duyduğu kaynakların gereksinim duyulduğu an temin edilebilmesi ancak iyi bir proje tedarik yönetimi ile mümkündür.